Julia Leifheit ist ein Talent in Sachen Organisation, Zeitmanagement & Projektleitung. Sie begleitet Veranstaltungen und Events, ist mit „Julia Leifheit Trainings“ Mentorin für andere Selbstständige aus der Hochzeitsbranche und ist für Brautpaare mit yes Wedding Day Management als Wedding Day Manager unterwegs. Einige kennen sie auch bereits vom Branchenbuch hier auf isarweiss! Auf Mallorca traf ich sie zu einem Interview – und fragte sie nach den typischen Stolperfallen am Hochzeitstag, ob Großeltern immer sofort verstehen was sie tut und warum Brautpaare sich für sie entscheiden statt für einen klassischen Hochzeitsplaner.

Hey Girl!

Du bist kein Wedding Planner – sondern ein Wedding Day Manager. Erzähl‘ doch kurz, was das genau ist und was du machst!

Ein Wedding Day Manager ist die oft angefragte und gesuchte Alternative zum klassischen Wedding Planner. Stellt euch vor, ihr plant eure Hochzeit mit viel Herzblut selbst und kommt irgendwann an den Punkt, an dem ihr euch fragt, wer sich an eurem großen Tag darum kümmern soll, dass es genau so wird, wie ihr es euch ausgemalt habt. Euren Trauzeugen und Eltern wollt ihr die Aufgaben nicht übergeben, denn die sollen ja ganz nah bei euch sein. Mit euch lachen, tanzen und eure Liebe feiern. Alles dem Zufall überlassen ist aber keine Option, denn ihr habt eine genaue Vorstellung und es gibt einige Stolperfallen am Hochzeitstag selbst, die man mit Hilfe leicht vermeiden kann.

Genau dann komme ich ins Spiel: Ich begleite Paare bei den letzten Planungsschritten und ziehe am großen Tag im Hintergrund die Fäden, damit sie und ihre Lieblingsmenschen einfach genießen können.

Den DJ anweisen, wann ein bestimmtes Lied beginnen soll? Den Hauptgang nochmal um 20min verschieben? Tante Gudrun das Go für ihre Rede geben? Don’t worry, I’m here!

Stolperfallen am Hochzeitstag yesweddingdaymanagement Julia Leifheit 2

Verstehen ältere Familienmitglieder des Hochzeitspaares deine Rolle? Hochzeitsplaner an sich sind schon ein relativen „neues“ Phänomen für die ältere Generation, ein Wedding Day Manager erst recht. Oder wundern sie sich schon über gar nichts mehr? 😉

Oh, ich weiß genau, was du meinst! Gerade für die älteren Familienmitglieder stellt sich bei meiner Tätigkeit manchmal die Frage „Braucht’s das wirklich? Ging doch früher auch ohne!“. Aber hey, die Frage stellt sich für sie auch bei aufwendiger Blumendeko, Foto Booth, Safe The Date Karten & Co.

Also Ja! – Im Vorfeld wird meine Tätigkeit schon hin und wieder misstrauisch beäugt. Am Tag der Hochzeit ändert sich die Lage aber immer und meine Arbeit wird greif- und fühlbar. Denn wenn das Brautpaar glücklich und entspannt ist, überträgt sich das auch auf die Gäste.

Abgesehen davon bin ich ein totales Oma-Kind und schau daher auch immer darauf, dass es gerade den älteren Gästen gut geht, sie nicht zu lange stehen müssen und flitze auch flink mal los, wenn sie noch ein Glas Wasser brauchen!

Missverständnisse gibt es vor allem dann, wenn die Gäste einen klassischen „Zeremonienmeister“ im Kopf haben und davon ausgehen, dass ich den Tag auch moderiere. Wenn es Not tut, nehm ich schon mal das Mikro um z.B. alle für das Gruppenfoto zusammenzutrommeln, aber ich bleibe doch wesentlich lieber dezent im Hintergrund und überlasse die Show den eigentlichen Stars des Tages!

Überforderte Trauzeugen…

Früher wurden Hochzeiten ja von Familien ausgerichtet, jetzt wird alles individueller. Nimmt der Druck auf die sog. „Wedding Party“ zu, also die Trauzeugen und Brautjungfern? Wie siehst du das? Das sind ja die engsten Freunde und Familie, die meistens nichts mit Organisation oder Hochzeiten zu tun haben, sind sie da manchmal überfordert?

Ich habe schon das Gefühl, dass der Druck auf die Trauzeugen und Brautjungfern größer wird. Die Vorstellungen der Brautpaare werden, getrieben von Pinterest, Instagram & Co immer größer und es wird schwieriger für die Wedding Party, alle Erwartungen zu erfüllen. Wie du sagst, in der Regel sind sie ja auch keine Profis in dem Gebiet und machen sich zusätzlich selbst großen Druck, um es ihren Lieblingsmenschen recht zu machen. Das kann dann schnell in Stress ausarten!

Vor der Hochzeit bin ich mit den Trauzeugen häufig in Kontakt, um Überraschungen und Reden abzusprechen und zu koordinieren was wann gut in den Tagesablauf passt. Ich interveniere dann auch mal, wenn sie es zu gut meinen und einen Höhepunkt nach dem anderen einplanen wollen.

Mir ist total wichtig zu betonen, dass ich Trauzeugen in keinem Fall ersetze. Ich halte ihnen nur den Rücken frei, damit sie auch wirklich an der Seite des Brautpaars sein und besonders emotional für sie da sein können!

Stolperfallen am Hochzeitstag yesweddingdaymanagement Julia Leifheit 4

Don’t worry about a thing…

Vor was haben Brautpaare an ihrem Hochzeitstag die größten Bauchschmerzen? Die Paare, die zu dir kommen, haben ja schon eine gewisse Idee davon, wie du sie entlasten und unterstützen kannst! Was sind die Punkte, bei denen sie sich aus Deiner Sicht am Meisten Sorgen machen, dass sie nicht klappen?

Die Brautpaare haben Angst, dass sie total eingespannt sind und immer wieder Fragen zum Ablauf beantworten müssen. Oder dass bestimmte Personen nicht rechtzeitig dort sind, wo sie sein sollen, weil sie einfach vergessen wurden. Sie wollen sich z.B. nicht selbst um Abläufe und auch die Überraschungen kümmern, haben aber Sorge, dass es für die Trauzeugen zu viel wird. Auch die Angst davor, dass der Zeitplan komplett aus dem Ruder läuft ist groß.

Die Paare haben eine ganz konkrete Vorstellung davon, wie ihr Tag aussehen soll, weil sie ihn selbst mit viel Hingabe geplant haben. Und sie wollen ganz sicher sein, dass es auch tatsächlich so wird. Auf der anderen Seite begleite ich aber auch die Paare, denen auf halbem Weg auffällt, dass sie sich mit ihrer Planung verzettelt haben und jemanden brauchen, der Struktur in ihre bisherige Organisation bringt. Auch dann springe ich natürlich gerne ein.

Egal wie organisiert die Paare sind, was alle vereint ist der Wunsch nach einer ausgelassenen, entspannten Hochzeit, die sie in vollen Zügen genießen können.

Jetzt aber mal Hand auf’s Herz:

Was sind denn so konkrete, tatsächliche klassische Stolperfallen am Hochzeitstag, die Paare oft nicht im Blick haben oder Aufwände, die oft unterschätzt werden? Wie unterstützt du sie hier dabei?

Der Zeitplan ist wirklich ein Schlüsselelement der Hochzeit. Wird er zu eng getaktet wird es stressig, vor allem für das Brautpaar. Sind die Pausen zu groß wird es langweilig, vor allem für die Gäste. Die Schwierigkeit ist dabei, die Dauer der verschiedenen Programmpunkte abzuschätzen.

Aber auch die Koordination der verschiedenen Dienstleister ist nicht zu unterschätzen. Wer muss wann, wo sein, damit ein Rädchen in das andere greift und der Zeitplan geschmeidig abläuft? Woher weiß der Caterer, wann er servieren darf? Und der DJ, wann er eine Musikpause einlegen muss? Muss jeder Programmpunkt extra kommuniziert werden?

Scheinbar kleine Details werden auch gerne mal unterschätzt z.B. die Verteilung der Namensschilder und Menükarten. Hier brauche auch ich bei 100 Gästen und mehrsprachigen Menüs etwa 45 bis 60 Minuten, abhängig davon ob die Namenskärtchen vorsortiert sind oder nicht. Emotional aufgeladen und ohne Routine braucht man als Trauzeugin oder Mama der Braut ganz bestimmt länger und verliert schnell eine Stunde, die man nicht an der Seite der Braut sein kann.

Und das hat alles nichts damit zu tun, dass man es als Trauzeuge oder Brautpaar nicht richtig versucht oder nicht sein Bestes gibt. Es macht einfach einen Unterschied, ob man z.B. das erste Mal einen Zeitplan erstellt oder aus Erfahrungswerten schöpfen kann.

Meine To Do’s sind….

… eben all jede Stolperfallen am Hochzeitstag zu vermeiden! Alles in allem besteht meine Aufgabe darin den kompletten Tag über den Überblick zu behalten, genau zu wissen, was als nächstes ansteht und wo die Ersatzschuhe der Braut stehen. Der Floristin zu sagen, wo die Traurednerin ihren Tisch aufbauen wird, um die Deko entsprechen zu platzieren. Der Band zu zeigen, wo der Stromanschluss ist. Die Blumenmädchen zu instruieren, wohin sie laufen sollen und das wir die Blumen werfen und nicht wieder aufsammeln. Den Lippenstift der Braut parat zu halten und das Blasenpflaster und das Taschentuch. Die Fragen der Dienstleister und Gäste zu beantworten. Der Braut den Schleier zu richten, damit der Fotograf sich komplett auf seine Arbeit konzentrieren kann. Die Gäste an das anstehende Gruppenfoto zu erinnern. Dem Trauzeugen dabei noch schnell das Bier aus der Hand zu nehmen und der Brautjungfer den Strauß für die Braut mitzugeben. Der Küche Bescheid geben, dass die Rede doch länger dauert und das Filet noch nicht auf die Platte soll. Der Küche Bescheid geben, dass die Rede nun doch schneller vorbei ist und wie den Gang jetzt schicken sollen. Das Mirko für die nächste Einlage bereit halten. Und es rechtzeitig ausmachen, bevor Onkel Willi es angelassen neben seinen Teller legt und über Tante Regina schimpft.

Es sind die vielen vielen kleinen Momente zwischen den Zeilen, die meinen Job ausmachen und die ihn für mich zu etwas ganz besonderem machen!

Photos by Judith Stoop

I N F O S   Z U   D I E N S T L E I S T E R N  &   P R O D U K T E N

Wedding Day Manager | Julia Leifheit von yes Wedding Day Management

No Comments Yet

Comments are closed